Location,TX 75035,USA
+1234567890
info@yourmail.com

GoBD mit Word und Excel vereinbar?

GoBD mit Word und Excel vereinbar?

image_pdfimage_print

Danger Word und ExcelRech­nun­gen mit Word oder Kas­sen­buch mit Excel erstellt?
Dann auf­ge­passt: Auch in die­sem Bereich spricht die GoBD ein Wort mit!

Nach­fol­gend möch­ten wir Sie über einige wich­tige Aus­sa­gen der GoBD infor­mie­ren, die künf­tig bei der Rech­nungs- bzw. Kas­sen­buch­erstel­lung und deren Spei­che­rung in Datei-Syste­men beach­tet wer­den soll­ten.

Rech­nung erstel­len mit Word / Kas­sen­buch erstel­len mit Excel
Wer­den Aus­gangs­rech­nun­gen im Word oder Kas­sen­bü­cher im Excel erstellt und anschlie­ßend in elek­tro­ni­scher Form im Datei-System (z.B. im Win­dows-Datei­ma­na­ger) gespei­chert -was prak­tisch so gut wie immer der Fall ist-, han­delt es sich um eine elek­tro­ni­sche Rech­nung bzw. digi­ta­len Beleg. Wie mit elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen bzw. digi­ta­len Bele­gen und deren Spei­che­rung umzu­ge­hen ist, regelt die GoBD (Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zu Daten­zu­griff).

Wann han­delt es sich um eine „elek­tro­ni­sche Rech­nung“ und wann nicht?
Die GoBD führt hierzu unter der Rand­zif­fer 120 aus:

Ein Steu­er­pflich­ti­ger erstellt seine Aus­gangs­rech­nun­gen mit einem Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm. Nach dem Aus­druck der jewei­li­gen Rech­nung wird die hier­für ver­wen­dete Maske (Doku­men­ten­vor­lage) mit den Inhal­ten der näch­sten Rech­nung über­schrie­ben. Es ist in die­sem Fall nicht zu bean­stan­den, wenn das Dop­pel des ver­sen­de­ten Schrei­bens in die­sem Fall nur als Papier­do­ku­ment auf­be­wahrt wird.„

lm Klar­text
Bei Rech­nun­gen, die in Ihrem Datei-System mit einer abge­spei­cher­ten Maske oder Vor­lage (Word oder Excel) erstellt und anschlie­ßend mit einer neu zu schrei­ben­den Rech­nung „über­schrie­ben wer­den“ (ohne dass die jeweils vor­aus­ge­gan­gene Rech­nung in Ihrem Datei-System abge­spei­chert wurde), han­delt es sich im Sinne der GoBD um keine elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen. Die GoBD stellt aus­drück­lich klar, dass diese Rech­nun­gen als Papier­do­ku­mente gel­ten und in Papier­form auf­be­wahrt wer­den dür­fen.

Doch Vor­sicht: Die GoBD gibt unter Rand­zif­fer 120 wei­ter an:
Wer­den die abge­sand­ten Han­dels- und Geschäfts­briefe jedoch tat­säch­lich in elek­tro­ni­scher Form auf­be­wahrt (z.B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine aus­schließ­li­che Auf­be­wah­rung in Papier­form nicht mehr zuläs­sig. Das Ver­fah­ren muss doku­men­tiert wer­den . (…)“

Im Klar­text
Wird eine Rech­nung oder ein Kas­sen­buch mit einer Word- oder Excel-Maske von Ihnen erstellt, aus­ge­druckt und anschlie­ßend in Ihrem Datei-System abge­spei­chert, liegt eine elek­tro­ni­sche Rech­nung bzw. ein digi­ta­ler Beleg vor. In die­sem Fall ist die aus­schließ­li­che Auf­be­wah­rung die­ser elek­tro­ni­schen Rech­nung bzw. die­ses digi­ta­len Belegs in Papier­form nicht mehr zuläs­sig.

Unver­än­der­bar­keit von Daten, Daten­sät­zen, elek­tro­ni­scher Doku­mente und Unter­la­gen
Keine Buchung oder Auf­zeich­nung darf in einer Weise ver­än­dert wer­den, dass der ursprüng­li­che Inhalt nicht mehr fest­stell­bar ist. Dies gilt ins­be­son­dere auch für elek­tro­ni­sche Doku­mente und andere elek­tro­ni­sche Unter­la­gen. Eine Unver­än­der­bar­keit von elek­tro­ni­schen Bele­gen ist nur mög­lich, wenn diese unmit­tel­bar gespei­chert und erfasst wer­den.

Die GoBD gibt hierzu unter Rand­zif­fer 110 an:
Die Unver­än­der­bar­keit der Daten, Daten­sätze, elek­tro­ni­schen Doku­mente und elek­tro­ni­schen Unter­la­gen kann sowohl hard­ware­mä­ßig (z.B. unver­än­der­bare und fäl­schungs­si­chere Daten­trä­ger) als auch soft­ware­mä­ßig (z.B. Siche­run­gen, Sper­ren, Fest­schrei­bung, Lösch­mer­ker, auto­ma­ti­sche Pro­to­kol­lie­rung, Histo­ri­sie­run­gen, Ver­sio­nie­run­gen) als auch orga­ni­sa­to­risch (z.B. mit­tels Zugriffs­be­rech­ti­gungs­kon­zep­ten) gewähr­lei­stet wer­den.“

Wei­ter­hin heißt es unter Rand­zif­fer 110 aus­drück­lich:
Die Ablage von Daten und elek­tro­ni­schen Doku­men­ten in einem Datei­sy­stem erfüllt die Anfor­de­run­gen der Unver­än­der­bar­keit regel­mä­ßig nicht.“ (…)

Im Klar­text
Dies bedeu­tet nichts ande­res, als dass Rech­nun­gen oder Kas­sen­bü­cher, die im Word/Excel geschrie­ben und in Ihrem inter­nen Datei-System abge­legt wer­den, gegen die GoBD ver­sto­ßen, da in einem Datei-System die Anfor­de­run­gen der Unver­än­der­bar­keit nicht erfüllt wer­den! Denn auch in einem nor­ma­len Datei­ma­na­ger, wie etwa bei WINDOWS, kann eine unver­än­der­bare Histo­ri­sie­rung der gespei­cher­ten Daten nicht her­ge­stellt wer­den. Dies ist nur mit einem Doku­men­ten-Manage­ment-System mög­lich.

Doku­men­ten-Manage­ment-System (DMS)
Um die Vor­ga­ben der GoBD in Bezug auf Unver­än­der­bar­keit von Daten zu erfül­len, führt kein Weg an einem DMS vor­bei. Nur ein DMS kann die Unver­än­der­bar­keit und Histo­ri­sie­rung elek­tro­ni­scher Daten und Belege GoBD-kon­form garan­tie­ren.

Die Lösung
Las­sen Sie sich durch die Vor­ga­ben der GoBD, wie elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen oder digi­tal erstellte Kas­sen­bü­cher revi­si­ons­si­cher archi­viert wer­den müs­sen, nicht ent­mu­ti­gen. Doku­TREU­HAND bie­tet auf Wunsch ohne Auf­preis zu sei­ner ange­bo­te­nen Doku­POST­BOX ein Doku­men­ten-Manage­ment-System (ecoDMS). Mit der auto­ma­ti­schen Archi­vie­rung Ihrer Steu­er­un­ter­la­gen und Belege im cloud­ba­sier­ten ecoDMS (geho­stet über ein nach DIN ISO/IEC 27001* zer­ti­fi­zier­tes Rechen­zen­trum in Deutsch­land), wer­den die wesent­li­chen Vor­schrif­ten der GoBD (unver­än­der­bare Spei­che­rung und Histo­ri­sie­rung sämt­li­cher elek­tro­nisch erstell­ter und emp­fan­ge­ner Rech­nun­gen, Belege und Doku­mente!) kon­se­quent und nach­prüf­bar ein­ge­hal­ten.

*DIN ISO/IEC 27001: Wir stel­len über unse­ren Hosting-Pro­vi­der einen nach DIN ISO/IEC 27001 zer­ti­fi­zier­ten Ser­ver zur Ver­fü­gung, der aus­schließ­lich unse­ren Kun­den zugäng­lich ist. Die ISO-Norm 27001 gehört zu den auf­wen­dig­sten und wich­tig­sten Sicher­heits-Zer­ti­fi­zie­run­gen für das Info­ma­ti­ons­si­cher­heits-Manage­ment (ISMS).

Recht­li­cher Hin­weis:
Der hier vor­lie­gende Arti­kel wurde gewis­sen­haft und mit größ­ter Sorg­falt erstellt; trotz­dem kann und soll die­ser ledig­lich dazu die­nen, dem Leser einen Über­blick über ein­zelne The­men­kom­plexe zu ver­schaf­fen. Die vor­lie­gen­den Aus­füh­run­gen kön­nen daher keine auf den Ein­zel­fall bezo­gene recht­li­che oder steu­er­li­che Bera­tung erset­zen. Wen­den Sie sich des­halb bei Bedarf an einen Rechts­an­walt / Steu­er­be­ra­ter Ihres Ver­trau­ens. Eine Gewähr oder Haf­tung für die Rich­tig­keit oder Voll­stän­dig­keit der gemach­ten Anga­ben kann nicht über­nom­men wer­den.