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GoBD-konform archiviert

GoBD-konform archiviert

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Wel­che Anfor­de­run­gen stellt die GoBD an eine revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung?
Unter­neh­mer sind laut GoBD (Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in

elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff) ver­pflich­tet, auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­tige Daten, Daten­sätze, elek­tro­ni­sche Doku­mente und elek­tro­ni­sche Unter­la­gen, die im Unter­neh­men ent­stan­den oder dort ein­ge­gan­gen sind, auch in die­ser Form (digi­tal) auf­zu­be­wah­ren. Sie dür­fen daher nicht mehr aus­schließ­lich in aus­ge­druck­ter Form auf­be­wahrt wer­den und müs­sen für die Dauer der Auf­be­wah­rungs­frist unver­än­der­bar erhal­ten blei­ben.

Inde­xie­rung und Pro­to­kol­lie­rung
Dar­über hin­aus schrei­ben die GoBD vor, dass elek­tro­ni­sche Doku­mente mit einem nach­voll­zieh­ba­ren und ein­deu­ti­gen Index zu ver­se­hen sind. Der Erhalt der Ver­knüp­fung zwi­schen Index und elek­tro­ni­schem Doku­ment muss wäh­rend der gesam­ten Auf­be­wah­rungs­frist gewähr­lei­stet sein. Es ist wei­ter­hin sicher­zu­stel­len, dass das elek­tro­ni­sche Doku­ment unter dem zuge­teil­ten Index ver­wal­tet wer­den kann. Wei­ter­hin müs­sen elek­tro­ni­sche Bear­bei­tungs­vor­gänge pro­to­kol­liert und mit dem elek­tro­ni­schen Doku­ment gespei­chert wer­den, damit die Nach­voll­zieh­bar­keit und Prüf­bar­keit des Ori­gi­nal­zu­stands und sei­ner Ergän­zun­gen gewähr­lei­stet ist.

Archi­vie­rung
Die Archi­vie­rung hat laut GoBD grund­sät­zlich so zu erfol­gen, dass dig­i­tal­isierte Unter­la­gen ohne erhe­bliche zusät­zliche organ­isatorische Anstren­gun­gen daten­bankgestützt und somit wie­der auffind­bar, nachvol­lziehbar, unverän­der­bar und fäl­schungs­si­cher für den Zeit­raum archi­viert wer­den, wie die Belege steuer­rel­e­vant benö­tigt wer­den bzw. ent­spre­chende Auf­be­wahrungspflichten gel­ten. Eine Archi­vie­rung auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ger Daten auf einem exter­nen Daten­trä­ger (z.B. USB-Stick, CD, etc.) ist laut GoBD nicht zuläs­sig (siehe hierzu den Bei­trag: “Rech­nun­gen mit Word? Kas­sen­buch mit Excel?”).

Maschi­nelle Aus­wert­bar­keit
Zudem müs­sen laut GoBD archi­vierte Belege maschi­nell aus­wert­bar sein. Eine maschi­nelle Aus­wert­bar­keit ist bei auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten, Daten­sät­zen, elek­tro­ni­schen Doku­men­ten und elek­tro­ni­schen Unter­la­gen unter ande­rem gege­ben, die mathe­ma­tisch-tech­ni­sche Aus­wer­tun­gen ermög­li­chen. Mathe­ma­tisch-tech­ni­sche Aus­wer­tung bedeu­tet, dass alle in den auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten, Daten­sät­zen ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen auto­ma­ti­siert (DV-gestützt) inter­pre­tiert, dar­ge­stellt, ver­ar­bei­tet sowie für andere Daten­bank­an­wen­dun­gen und ein­ge­setz­ter Prüf­soft­ware (bei Steu­er­prü­fung) direkt, ohne wei­tere Kon­ver­tie­rungs- und Bear­bei­tungs­schritte und ohne Infor­ma­ti­ons­ver­lust nutz­bar gemacht wer­den kön­nen ( z.B. für Sor­tier-, Sum­mier-, Ver­bin­dungs- und Fil­te­rungs­mög­lich­kei­ten, wobei die Wahl, wel­che Mög­lich­keit der Steu­er­prü­fer anwen­den möchte, dem Steu­er­prü­fer über­las­sen bleibt). Wei­tere Infor­ma­tio­nen hierzu fin­den Sie in dem Bei­trag: “Digi­tale Betriebs­prü­fung”.

Erfor­der­li­che Sicher­heits­maß­nah­men
Gerade die Anfor­de­rung der Unver­än­der­bar­keit an digi­tal archi­vierte Doku­mente ver­pflich­tet den Unter­neh­mer dazu, die ver­wen­dete Hard­ware durch Sicher­heits­maß­nah­men, wie unver­än­der­bare und fäl­schungs­si­chere Daten­trä­ger und die ver­wen­dete Soft­ware durch auto­ma­ti­sche Pro­to­kol­lie­rung, Ver­sio­nie­rung, Histo­ri­sie­rung, Lösch­mer­ker, Sper­ren und Siche­run­gen zu schüt­zen — Auf­la­gen, deren Umset­zung nicht uner­heb­li­che finan­zi­elle Auf­wen­dun­gen erfor­dern.

Bei Miss­ach­tung der GoBD dro­hen Sank­tio­nen
Bis zum Ablauf des Jah­res 2016 wurde Unter­neh­men die Mög­lich­keit gebo­ten, ihre IT-Infra­struk­tur und Orga­ni­sa­tion auf die Anfor­de­run­gen der GoBD vor­zu­be­rei­ten. Des­halb müs­sen ab Januar 2017 Steu­er­pflich­tige bei Nicht­ein­hal­tung der GoBD mit finan­zi­el­len Nach­tei­len rech­nen. Aber nicht nur Stra­fen (Ver­zö­ge­rungs­geld von 2.500 EUR bis zu 250.000 EUR) dro­hen Unter­neh­men bei Nicht­be­ach­tung der GoBD; auch die Buch­füh­rung selbst kann vom Steu­er­prü­fer wegen Nicht­kon­for­mi­tät mit den GoBD in Tei­len ange­zwei­felt oder ganz ver­wor­fen wer­den, was die Finanz­be­hörde dazu berech­tigt, Schät­zun­gen vor­zu­neh­men.

Die Lösung
Doku­TREU­HAND scannt und archi­viert für Sie sämt­li­che in Papier­form ein­ge­gan­ge­nen Unter­la­gen und Belege. Digi­tal bei Ihnen ein­ge­hende, von Ihnen digi­tal erstellte und digi­tal ver­sandte Unter­la­gen wer­den eben­falls in dem ohne Auf­preis ange­bo­te­nen, cloud­ba­sier­ten Doku­men­ten-Manage­ment-System (ecoDMS) GoBD-kon­form abge­legt.

Damit ste­hen Ihnen Ihre archi­vier­ten Doku­mente und Belege - ob Sie sich gerade beim Kun­den oder auf der Bau­stelle befin­den - jeder­zeit im cloud­ba­sier­ten ecoDMS abruf­bar zur Ver­fü­gung.

*Pri­vate Cloud: Wir stel­len über unse­ren Hosting-Pro­vi­der einen nach DIN ISO/IEC 27001 zer­ti­fi­zier­ten Ser­ver zur Ver­fü­gung, der aus­schließ­lich unse­ren Kun­den zugäng­lich ist. Die ISO-Norm 27001 gehört zu den auf­wen­dig­sten und wich­tig­sten Sicher­heits-Zer­ti­fi­zie­run­gen für das Info­ma­ti­ons­si­cher­heits-Manage­ment (ISMS).