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Digitale Betriebsprüfung

Digitale Betriebsprüfung

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digitale BetriebsprüfungWuss­ten Sie, dass die Finanz­äm­ter bereits seit dem 1. Januar 2002 das Recht haben, steu­er­rele­vante Daten von Unter­neh­men im Rah­men einer Betriebs­prü­fung auch in digi­ta­ler Form anzu­for­dern und dass

Betriebs­prü­fer auf die Fir­men-EDV zugrei­fen oder steu­er­rele­vante Daten auf einem maschi­nell les­ba­ren und aus­wert­ba­ren Daten­trä­ger ver­lan­gen kön­nen?
Doch die Finanz­ver­wal­tung hat von ihren Rech­ten bis­her nur wenig Gebrauch gemacht. Warum? Die ver­schie­de­nen Finanz­äm­ter in den ein­zel­nen Bun­des­län­dern waren selbst noch nicht oder nur unzu­rei­chend auf eine “digi­tale Betriebs­prü­fung” vor­be­rei­tet.

Doch diese Phase ist nun­mehr vor­bei. Zwi­schen­zeit­lich gibt es immer mehr tech­nisch ver­sierte und in der “digi­ta­len Betriebs­prü­fung” geschulte Prü­fer. Ihre näch­ste Betriebs­prü­fung dürfte des­halb mit aller Wahr­schein­lich­keit “digi­tal” erfol­gen. Sind Sie dar­auf vor­be­rei­tet?

Für eine “digi­tale Betriebs­prü­fung” müs­sen steu­er­rele­vante Daten von Unter­neh­men so archi­viert wer­den, dass die Daten jeder­zeit elek­tro­nisch ver­füg­bar gemacht wer­den kön­nen.

Zudem wurde den Prü­fern das Recht ein­ge­räumt, zwi­schen drei ver­schie­de­nen Arten zu wäh­len, wie diese auf Ihre Daten zugrei­fen möch­ten. Für Sie als Steu­er­pflich­ti­ger ergibt sich dar­aus die Ver­pflich­tung, auf alle drei Zugriffs­ar­ten vor­be­rei­tet zu sein.

Die drei Zugriffs­ar­ten:

Z1: Der unmit­tel­bare Daten­zu­griff
Den Finanz­be­hör­den steht das Recht zu, selbst unmit­tel­bar auf das DV-System des Steu­er­pflich­ti­gen zuzu­grei­fen. Dies kann bei­spiels­weise in Form eines Nur-Lese­zu­griffs gesche­hen, mit dem die auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten des Steu­er­pflich­ti­gen gele­sen wer­den. Der Nur-Lese­zu­griff umfasst das Lesen und Ana­ly­sie­ren der Daten unter Nut­zung der im DV-System vor­han­de­nen Aus­wer­tungs­mög­lich­kei­ten (z.B. Fil­tern und Sor­tie­ren). Zudem dür­fen dabei die Finanz­be­hör­den die vom Steu­er­pflich­ti­gen oder von einem beauf­trag­ten Drit­ten ein­ge­setzte Hard- und Soft­ware zur Prü­fung der gespei­cher­ten Daten, ein­schließ­lich der jewei­li­gen Meta-, Stamm- und Bewe­gungs­da­ten sowie der ent­spre­chen­den Ver­knüp­fun­gen (z.B. zwi­schen den Tabel­len einer rela­tio­na­len Daten­bank) nut­zen.

Z2: Der mit­tel­bare Daten­zu­griff
Beim mit­tel­ba­ren Daten­zu­griff hat die Finanz­be­hörde das Recht vom Steu­er­pflich­ti­gen zu ver­lan­gen, dass statt der Finanz­be­hörde der Steu­er­pflich­tige selbst die auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten nach Vor­ga­ben der Finanz­be­hörde maschi­nell aus­wer­tet oder von einem beauf­trag­ten Drit­ten maschi­nell aus­wer­ten lässt, damit anschlie­ßend die Finanz­be­hörde einen Nur-Lese­zu­griff durch­füh­ren kann.

Z3: Die Daten­trä­ger­über­las­sung
Bei der Daten­trä­ger­über­las­sung hat die Finanz­be­hörde das Recht vom Steu­er­pflich­ti­gen zu ver­lan­gen, dass die­ser der Finanz­be­hörde die auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Daten mit den jewei­li­gen Meta-, Stamm- und Bewe­gungs­da­ten, den inter­nen und exter­nen Ver­knüp­fun­gen (bei­spiels­weise zwi­schen den Tabel­len einer rela­tio­na­len Daten­bank) sowie elek­tro­ni­sche Doku­mente und Unter­la­gen auf einem maschi­nell les­ba­ren und aus­wert­ba­ren Daten­trä­ger zur Aus­wer­tung zur Ver­fü­gung stellt.

Hin­weis
Die Finanz­ver­wal­tung ver­steht unter “maschi­nell aus­wert­bar” die freie Wahl auf den Zugriff aller gespei­cher­ten Daten, inklu­sive der Stamm­da­ten und Ver­knüp­fun­gen mit der Mög­lich­keit, diese sor­tie­ren und fil­tern zu kön­nen. Des­halb ist eine Über­las­sung der Dateien als Text-Datei oder im PDF-For­mat nicht aus­rei­chend. Zudem akzep­tiert die Finanz­ver­wal­tung keine Report- oder Druck­da­teien, die vom Unter­neh­men aus­ge­wählte Daten­fel­der und -sätze ent­hal­ten, da diese vor­ge­fil­tert und somit nicht mehr alle steu­er­lich rele­van­ten Daten ent­hal­ten.

Und: Wie bereits erwähnt, hat das Finanz­mi­ni­ste­rium seit dem 1. Januar 2002 umfas­sende Regeln zur Auf­be­wah­rung digi­ta­ler Unter­la­gen und zur Mit­wir­kungs­pflicht der Steu­er­pflich­ti­gen bei Betriebs­prü­fun­gen beschlos­sen. Als Ergeb­nis von Ände­run­gen des Jah­res­steu­er­ge­set­zes 2009 wur­den zudem im Januar 2009 neue Kon­se­quen­zen für die Nicht­be­fol­gung die­ser Regeln fest­ge­legt.

Die Lösung
Doku­TREU­HAND bie­tet ohne Auf­preis zu sei­ner ange­bo­te­nen Doku­POST­BOX ein Doku­men­ten-Manage­ment-System (ecoDMS) zur Nut­zung mit an. Die Archi­vie­rung Ihrer Doku­mente und Belege im ecoDMS erfolgt GoBD-kon­form und revi­si­ons­si­cher. Zudem erlaubt das ecoDMS einem Betriebs­prü­fer jeder­zeit einen Nur-Lese­zu­griff auf die für die Betriebs­prü­fung erfor­der­li­chen Daten. Der Zugang zu Ihren ande­ren Daten oder Daten, die nicht den Prü­fungs­zeit­raum betref­fen, kön­nen im ecoDMS für den Betriebs­prü­fer gesperrt wer­den.

Recht­li­cher Hin­weis:
Der hier vor­lie­gende Arti­kel wurde gewis­sen­haft und mit größ­ter Sorg­falt erstellt; trotz­dem kann und soll die­ser ledig­lich dazu die­nen, dem Leser einen Über­blick über ein­zelne The­men­kom­plexe zu ver­schaf­fen. Die vor­lie­gen­den Aus­füh­run­gen kön­nen daher keine auf den Ein­zel­fall bezo­gene recht­li­che oder steu­er­li­che Bera­tung erset­zen. Wen­den Sie sich des­halb bei Bedarf an einen Rechts­an­walt / Steu­er­be­ra­ter Ihres Ver­trau­ens. Eine Gewähr oder Haf­tung für die Rich­tig­keit oder Voll­stän­dig­keit der gemach­ten Anga­ben kann nicht über­nom­men wer­den.