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Stolperstein GoBD

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Stolperstein GoBD

Stol­per­stein GoBD

GoBD — Über­gangs­frist endet zum 01.01.2017!

Damit die GoBD nicht zum Stol­per­stein für Sie wird, möch­ten wir Sie über einige wich­tige Aus­sa­gen der GoBD infor­mie­ren, die ab Januar 2017 zu beach­ten sind.

Was ver­birgt sich hin­ter dem Kür­zel GoBD?
Mit Schrei­ben vom 14.11.2014 hat das Bun­des­mi­ni­ste­rium für Finan­zen die soge­nann­ten „Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff”, kurz GoBD genannt, ver­öf­fent­licht. Die GoBD bezie­hen sich auf die betrieb­li­chen Abläufe in den Unter­neh­men, die ganz oder teil­weise unter Ein­satz von Infor­ma­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­nik abge­bil­det wer­den. Die GoBD erset­zen die ver­al­te­ten GoBS (Grund­sätze ord­nungs­ge­mä­ßer DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sy­steme) und die GDPdU („Grund­sätze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen“).

Ab wann und für wen gel­ten die GoBD?
Die GoBD gel­ten mit Wir­kung zum 01.01.2015 für alle Unter­neh­mer in Deutsch­land, die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung mit­tels Soft­ware betrei­ben, also nicht nur für Buch­füh­rungs­pflich­tige, son­dern auch für Ein­nahme-Über­schuss-Rech­ner (z.B. Klein­un­ter­neh­mer).

Wer ist für die Ein­hal­tung der GoBD ver­ant­wort­lich?
Die GoBD wei­sen aus­drück­lich dar­auf hin, dass „für die Ord­nungs­mä­ßig­keit elek­tro­ni­scher Bücher und sonst erfor­der­li­cher elek­tro­ni­scher Auf­zeich­nun­gen”
allein der Steu­er­pflich­tige ver­ant­wort­lich ist.

Steu­er­lich rele­vante Belege digi­tal archi­vie­ren
Neben den steu­er­lich rele­van­ten Bele­gen for­dern die GoBD, dass zudem alle Unter­la­gen auf­zu­be­wah­ren sind, die zum Ver­ständ­nis und zur Über­prü­fung der für die Besteue­rung gesetz­lich vor­ge­schrie­be­nen Auf­zeich­nun­gen im Ein­zel­fall von Bedeu­tung sind. Dies gilt ins­be­son­dere auch für digi­tale und elek­tro­ni­sche Belege und Auf­zeich­nun­gen.

Im Klar­text:
Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen und Belege, die in Ihrem Betrieb ent­stan­den oder ein­ge­gan­gen sind, müs­sen unver­än­dert
-somit in digi­ta­ler Form!- auf­be­wahrt wer­den. Es genügt nicht, die Unter­la­gen aus­zu­drucken und in Papier­form auf­zu­be­wah­ren!

Wann kön­nen digi­tale Belege gelöscht wer­den?
Eine Löschung digi­tal erzeug­ter oder digi­tal ein­ge­gan­ge­ner Rech­nun­gen oder Belege ist erst nach Ablauf der für diese Belege zutref­fen­den Auf­be­wah­rungs­frist gestat­tet (sechs Jahre für Geschäfts­briefe, geschäft­li­che E-Mail-Kor­re­spon­denz, Mah­nun­gen und Ver­träge; zehn Jahre für Ein- und Aus­gangs­rech­nun­gen, Inven­tare, Jah­res­ab­schlüsse und Buchungs­be­lege). Zudem müs­sen bei einer Betriebs­prü­fung diese Belege dem Finanz­amt in digi­ta­ler Form vor­ge­legt wer­den kön­nen. Wei­tere Infor­ma­tio­nen zur digi­ta­len Betriebs­prü­fung fin­den Sie in unse­rem Bei­trag: “Digi­tale Betriebs­prü­fung”.

Wel­che Anfor­de­run­gen stellt die GoBD an eine revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung?
Unver­än­der­bar­keit: Belege und Auf­zeich­nun­gen müs­sen so archi­viert wer­den, dass man den ursprüng­li­chen Zustand fest­stel­len kann.
Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit: Ein Betriebs­prü­fer muss die steu­er­rele­van­ten Belege/Buchungen ver­ste­hen und in ange­mes­se­ner Zeit über­prü­fen kön­nen.
Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit: Alle steu­er­lich rele­van­ten Belege müs­sen voll­stän­dig und unver­än­der­bar archi­viert wer­den.
Zeit­nahe Erfas­sung und Ord­nung: Unter­la­gen dür­fen nicht plan­los gesam­melt bzw. auf­be­wahrt wer­den, son­dern müs­sen geord­net sein und auch zeit­nah gebucht wer­den.

E-Mail Archi­vie­rung
In vie­len Unter­neh­men wird die E-Mail zuneh­mend auch für den Ver­sand von Rech­nun­gen und ande­ren elek­tro­ni­schen Bele­gen dem Post­weg vor­ge­zo­gen.

Ist die GoBD auch für E-Mails rele­vant?
Ja. Und zwar immer dann, wenn die E-Mail einen Geschäfts­brief oder einen Beleg ersetzt bzw. ent­hält, ist diese E-Mail auf­grund ihrer Rele­vanz für die steu­er­li­che Erfas­sung und Behand­lung zu archi­vie­ren. Die GoBD macht aus­drück­lich auch für die Auf­be­wah­rung und Archi­vie­rung von E-Mails klare Vor­ga­ben.

Unter dem Punkt „Auf­be­wah­rung“ heißt es in den GoBD unter Rand­zif­fer 119:
Sind auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­tige Daten, Daten­sätze, elek­tro­ni­sche Doku­mente und elek­tro­ni­sche Unter­la­gen im Unter­neh­men ent­stan­den oder dort ein­ge­gan­gen, sind sie auch in die­ser Form auf­zu­be­wah­ren und dür­fen vor Ablauf der Auf­be­wah­rungs­pflicht nicht gelöscht wer­den. „

Und wei­ter heißt es:
Sie dür­fen daher nicht mehr aus­schließ­lich in aus­ge­druck­ter Form auf­be­wahrt wer­den und müs­sen für die Dauer der Auf­be­wah­rungs­frist unver­än­der­bar erhal­ten blei­ben (z. B. per E-Mail ein­ge­gan­gene Rech­nung im PDF-For­mat oder ein­ge­scannte Papier­be­lege).“

Unter Rand­zif­fer 121 heißt es wei­ter:
So sind bei­spiels­weise E-Mails mit der Funk­tion eines Han­dels- oder Geschäfts­briefs oder eines Buchungs­be­legs in elek­tro­ni­scher Form auf­be­wah­rungs­pflich­tig.“

Wird hin­ge­gen eine E-Mail ver­gleich­bar einem Brief­um­schlag nur als „Trans­port­mit­tel“ gebraucht, z.B. für eine ange­hängte elek­tro­ni­sche Rech­nung, und ent­hält diese E-Mail dar­über hin­aus keine wei­ter­ge­hen­den auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Infor­ma­tio­nen, so ist diese laut GoBD (Rand­zif­fer 121) nicht auf­be­wah­rungs­pflich­tig.

Doch Vor­sicht: Die Unter­schei­dung, ob eine E-Mail auf­be­wah­rungs­pflich­tig ist oder nicht, dürfte in der Pra­xis nur mit erheb­li­chem Zeit­auf­wand zu rea­li­sie­ren sein (Sich­tung jeder E-Mail).

Doch wel­che finan­zi­el­len Nach­teile dro­hen wirk­lich bei Nicht­ein­hal­tung der GoBD?
Bei Nicht­ein­hal­tung der GoBD besteht das Risiko, dass das Finanz­amt die Buch­füh­rung ver­wirft und auf ihre Schät­zungs­be­fug­nis zurück­greift. In die­sem Fall dro­hen Zuschät­zun­gen oder der Ver­lust des Steu­er­ab­zugs, was bei­des zu einem beträcht­li­chen finan­zi­el­len Scha­den füh­ren kann.

Ver­zö­ge­rungs­geld
Dar­über hin­aus hat das Finanz­amt das Recht, ein soge­nann­tes Ver­zö­ge­rungs­geld zu ver­hän­gen, bei­spiels­weise wenn ein Steu­er­pflich­ti­ger einer Auf­for­de­rung des Finanz­amts zur Ertei­lung von Aus­künf­ten oder zur Vor­lage von Unter­la­gen im Rah­men einer Außen­prü­fung inner­halb einer ange­mes­se­nen Frist nicht nach­kommt. 

Höhe des Ver­zö­ge­rungs­gel­des
Ob und in wel­cher Höhe ein Ver­zö­ge­rungs­geld fest­ge­setzt wird, liegt im Ermes­sen der Finanz­be­hörde. Die Höhe des Ver­zö­ge­rungs­gel­des beginnt bei 2.500 EUR (!) und kann bis zu 250.000 EUR betra­gen. 

Fazit
Die Ein­füh­rung der neuen GoBD bringt für Unter­neh­men eine Viel­zahl neuer büro­kra­ti­scher Auf­ga­ben mit sich, deren Nicht­ein­hal­tung erheb­li­che finan­zi­elle Nach­teile aus­lö­sen kön­nen. Die Ein­füh­rung der neuen GoBD bewirkt aber auch posi­ti­ves. Für Sie als Unter­neh­mer wird die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer gesam­ten Geschäfts­pro­zesse und Archi­vie­rung Ihrer Unter­la­gen vor­an­ge­trie­ben. Die zeit­rau­bende Suche nach Doku­men­ten gehört dadurch end­lich der Ver­gan­gen­heit an. Wenn Sie als Unter­neh­mer die oben genann­ten Vor­ga­ben der GoBD in Bezug auf eine revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung steu­er­rele­van­ter E-Mails, Doku­mente und Belege ernst neh­men, kommt als Lösung nur ein pro­fes­sio­nel­les und GoBD-kon­for­mes Doku­men­ten-Manage­ment-System (DMS) in Frage. Berück­sich­tigt man wei­ter­hin die finan­zi­el­len Nach­teile, die Ihnen als Unter­neh­mer ver­stärkt seit dem 01.01.2017 bei Nicht­ein­hal­tung der GoBD dro­hen, sollte die Ent­schei­dung für ein pro­fes­sio­nel­les DMS leicht fal­len.

A20883201_photo_jpg_xs_clipdealer.deDie Lösung
Mit dem Scan­nen Ihrer steu­er­rele­van­ten Unter­la­gen und Belege durch Doku­TREU­HAND und dem anschlie­ßen­den Archi­vie­ren im DMS, kön­nen die wesent­li­chen Vor­schrif­ten der GoBD (unver­än­der­bare Spei­che­rung aller steu­er­rele­van­ten Belege!) kon­se­quent und nach­prüf­bar ein­ge­hal­ten wer­den. Kun­den, die sich für die Doku­POST­BOX von Doku­TREU­HAND ent­schie­den haben, kön­nen das mit ange­bo­tene, cloud­ba­sierte DMS
kosten­los nut­zen. Clou­dan­bie­ter ist ein nach DIN ISO/IEC 27001 zer­ti­fi­zier­ter *Hosting-Pro­vi­der mit Rechen­zen­trum in Deutsch­land.

*Hosting-Pro­vi­der: Doku­TREU­HAND stellt über sei­nen Hosting-Pro­vi­der einen nach DIN ISO/IEC 27001 zer­ti­fi­zier­ten Ser­ver zur Ver­fü­gung, der aus­schließ­lich Kun­den von Doku­TREU­HAND zugäng­lich ist. Die ISO-Norm 27001 gehört zu den auf­wen­dig­sten und wich­tig­sten Sicher­heits-Zer­ti­fi­zie­run­gen für das Info­ma­ti­ons­si­cher­heits-Manage­ment (ISMS).

Recht­li­cher Hin­weis:
Der hier vor­lie­gende Arti­kel wurde gewis­sen­haft und mit größ­ter Sorg­falt erstellt; trotz­dem kann und soll die­ser ledig­lich dazu die­nen, dem Leser einen Über­blick über ein­zelne The­men­kom­plexe zu ver­schaf­fen. Die vor­lie­gen­den Aus­füh­run­gen kön­nen daher keine auf den Ein­zel­fall bezo­gene recht­li­che oder steu­er­li­che Bera­tung erset­zen. Wen­den Sie sich des­halb bei Bedarf an einen Rechts­an­walt / Steu­er­be­ra­ter Ihres Ver­trau­ens. Eine Gewähr oder Haf­tung für die Rich­tig­keit oder Voll­stän­dig­keit der gemach­ten Anga­ben kann nicht über­nom­men wer­den.